December 22, 2017

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Você sabe convocar uma reunião?

May 3, 2017

 

 

 

 

 

 

 

Nos anos em que vivi no mundo corporativo, meus colegas de trabalho me ouviram muitas vezes dizendo que detestava reuniões, isso por que na maioria das vezes a pessoa que as convocava não tinha objetivo com aquilo. Ouso dizer que a grande maioria das pessoas agendam reuniões simplesmente por que acham que com isso demonstram o quanto são importantes convocando colegas para ouvi-lo. Mas ouvir o que? É preciso conteúdo!!!!!!!!!

 

Não sei se já contei, mas como coach e mentora de negócios me proponho a orientar e apoiar líderes e empresas a aprimorar seu desempenho, aumentar o resultado profissional e pessoal e a fortalecer a cultura organizacional, então, em uma das sessões de coaching, recebi um pedido de um líder de uma empresa para ajudá-lo a preparar uma reunião. Foi aí que me dei conta da real importância de uma reunião bem-feita e passei a refletir sobre isso.

 

Preparar uma reunião, não é só entrar em uma sala e falar para um grupo de pessoas. É preciso saber o que dizer e principalmente por que dizer.

Pensando em ajudá-los, vou resumir o passo-a-passo para fazer uma reunião ser um sucesso.

 

Antes de mais nada faça a você mesmo algumas perguntas:

  1. Realmente é necessário agendar uma reunião?

  2. Para que fazer uma reunião?

  3. Quais os objetivos e expectativas?

  4. Que tipo de reunião será? (planejamento, solução de problemas, expectativas, etc.)

  5. Quem deve ser convocado e com que antecedência?

  6. Como serão implementadas as decisões tomadas?

 

Depois que tiver as respostas bem claras. É importante verificar o espaço para a reunião e como deve ser arrumada a sala.

 

Nunca se esqueça de passar aos convocados uma pauta prévia para que eles também possam se organizar para o momento, e lembre-se sempre que neste momento é muito importante deixar claro um horário para começar e acabar, isto deve ser respeitado acima de tudo. Por incrível que pareça reuniões longas perdem o foco e as pessoas tendem a ficar prolixas ao extremo.

 

Para terminar, é importante ter certeza que todos os participantes entenderam qual será o próximo passo. É interessante criar uma maneira de rever as decisões e orientações.

 

Ainda em tempo, o objetivo principal de uma reunião é trocar ideias, ouvir opiniões e discutir melhores maneiras de agir. Se seu objetivo é apenas informar não gaste o tempo das pessoas, mande um boletim informativo bonito e bem elaborado, com certeza vai surtir mais efeito.

 

 

 

 

 

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